Version en cours de validation juridique. Quelques modalités (facturation, durées de conservation) sont annoncées comme « à préciser » : elles seront publiées ici avant l'ouverture commerciale du service.
Politique de confidentialité (Nely)
1. Qui sommes-nous
Nely est un logiciel de gestion de très petite copropriété édité par :
- MON CHEZ TOIT SRL (ci-après « Nely » ou « l'éditeur »)
- BCE / TVA : BE 0885.913.767
- Siège social : Tommestraat 28, 3040 Huldenberg (Ottenburg)
- Gérante : Céline Lekeux
- Contact RGPD : info@gipb.be, +32 (0)2 315 10 20
2. Notre rôle : sous-traitant ou responsable selon les données
Le RGPD distingue le « responsable du traitement » (qui décide pourquoi et comment des données sont traitées) du « sous-traitant » (qui traite pour le compte du responsable). Pour Nely, ce rôle dépend de la donnée :
- Données des copropriétaires (registre, appels de fonds, comptes, PV, décomptes, documents) : le responsable du traitement est l'ACP (association des copropriétaires), via son syndic. Nely agit comme sous-traitant (art. 28 RGPD), sur instruction de l'ACP. Le cadre de ce traitement est fixé par le contrat de sous-traitance (DPA) accepté par chaque syndic à l'inscription.
- Données de compte de l'utilisateur syndic (email de connexion, données de facturation de l'abonnement) : Nely est responsable du traitement.
La présente politique décrit les traitements pour lesquels Nely est responsable, et informe de façon transparente sur les traitements opérés en tant que sous-traitant.
3. Données collectées et finalités
| Catégorie de données | Exemples | Finalité | Notre rôle |
|---|---|---|---|
| Identité et contact du syndic / utilisateur | nom, prénom, email | création et gestion du compte, authentification | responsable |
| Données de facturation de l'abonnement | raison de la copropriété, coordonnées de facturation | facturation de l'abonnement plateforme | responsable |
| Registre des copropriétaires | nom, adresse, quotités, coordonnées | gestion de la copropriété (pour le compte de l'ACP) | sous-traitant |
| Données financières | IBAN, appels de fonds, mouvements de comptes | appels de fonds, comptabilité, décompte annuel | sous-traitant |
| Documents et PV | documents générés, procès-verbaux d'AG | tenue des registres et génération de documents | sous-traitant |
| Données techniques | logs applicatifs (sans PII), données de session | sécurité et bon fonctionnement du service | responsable |
Nely applique le principe de minimisation : seules les données nécessaires aux finalités ci-dessus sont collectées. Aucune donnée sensible (santé, opinions, etc.) n'est traitée.
4. Bases légales (art. 6 RGPD)
- Exécution du contrat / de la mission (art. 6.1.b) : gestion courante de la copropriété (registre, appels de fonds, comptes, décompte, documents) et gestion du compte / abonnement.
- Obligation légale (art. 6.1.c) : conservation des pièces comptables et légales imposée par la loi (comptabilité, registre des copropriétaires, conservation des PV).
- Intérêt légitime (art. 6.1.f) : communication opérationnelle vers les copropriétaires (notifications, rappels liés à la gestion), sécurité du service. Une balance des intérêts est documentée et l'intérêt légitime n'est jamais invoqué sur une donnée sensible.
- Consentement (art. 6.1.a) : réservé exclusivement au hors-mission (prospection / marketing). Il n'est jamais demandé pour la gestion courante. Lorsqu'il est sollicité, il est libre, spécifique, éclairé, univoque, et la preuve en est conservée (double opt-in).
5. Durées de conservation
Le détail figure dans la politique de durées de conservation interne. Synthèse par catégorie :
| Catégorie | Durée de conservation | Base |
|---|---|---|
| Pièces comptables et financières (appels de fonds, comptes, décomptes) | durée imposée par les obligations comptables et fiscales belges (durée exacte à préciser) | obligation légale (art. 6.1.c, art. 17.3) |
| Procès-verbaux d'AG et registre des décisions | conservation longue, liée au registre obligatoire de la copropriété (durée exacte à préciser) | obligation légale |
| Registre des copropriétaires | durée de la copropriété, puis un délai après sa clôture (à préciser) | exécution de la mission |
| Compte utilisateur (syndic) | durée de l'abonnement, puis un délai après sa résiliation (à préciser) | exécution du contrat |
| Emails opérationnels | durée nécessaire au suivi de la gestion courante (durée exacte à préciser) | intérêt légitime |
| Logs techniques (sans PII) | durée nécessaire à la sécurité du service (durée exacte à préciser) | sécurité |
Les durées notées « à préciser ». Le service est en phase de test : les durées chiffrées sont en cours de validation avec un conseil juridique et seront publiées ici avant l'ouverture commerciale. D'ici là, les critères ci-dessus s'appliquent, et vous pouvez à tout moment demander l'effacement de vos données (section 8).
Conformément à l'art. 17.3 RGPD, les données soumises à une obligation légale de conservation (comptabilité, pièces légales) ne sont pas effacées avant l'expiration de ce délai, même en cas de demande d'effacement.
6. Destinataires et sous-traitants ultérieurs
Les données ne sont jamais cédées ni vendues à des tiers à des fins publicitaires. Elles peuvent être communiquées, dans le cadre strict de la mission et des obligations légales, aux personnes appelées à intervenir (par exemple : notaire, acheteur d'un lot, agent immobilier, expert), conformément aux clauses contractuelles applicables.
Nely fait appel aux sous-traitants ultérieurs suivants, tous établis dans l'Union européenne :
| Sous-traitant | Rôle | Localisation |
|---|---|---|
| Supabase | hébergement base de données, authentification, stockage | UE (Francfort, Allemagne) |
| Vercel | hébergement applicatif | UE |
| Resend | envoi des emails transactionnels | UE |
| Sentry | signalement des erreurs techniques (aucune donnée personnelle : les identifiants et adresses sont retirés avant envoi) | UE (Allemagne) |
Chaque sous-traitant ultérieur est lié par un contrat de sous-traitance (DPA standard accepté lors du câblage de l'infrastructure).
Autres destinataires. Si vous choisissez de vous connecter avec le bouton « Continuer avec Google », votre adresse email et votre adresse IP sont traitées par Google Ireland Limited / Google LLC, agissant comme responsable de traitement indépendant pour cette authentification, aux fins de vérifier votre identité. Ce canal est facultatif : la connexion par code à usage unique envoyé par email ne fait intervenir aucun service Google. Voir la politique de confidentialité de Google.
7. Hébergement et transferts hors UE
L'ensemble des données de la copropriété (base de données, documents, stockage) est hébergé dans l'Union européenne (région Francfort pour la base de données et le stockage). Aucune donnée de la copropriété n'est stockée hors de l'Union européenne.
Une exception, facultative et limitée aux seules données nécessaires : si vous choisissez le bouton « Continuer avec Google », votre adresse email et votre adresse IP sont traitées par Google, dont les traitements ont lieu aux Etats-Unis. La connexion par code à usage unique envoyé par email, elle, n'implique aucun transfert hors de l'Union européenne.
Le paiement en ligne par Stripe n'est pas encore activé à ce jour. Cette politique sera mise à jour, avant toute mise en service, pour décrire les données de facturation transmises et l'encadrement du transfert.
8. Vos droits
Vous disposez des droits suivants : accès, rectification, effacement (art. 17), opposition, limitation, portabilité.
- Pour exercer un droit : info@gipb.be (préciser l'identité ; seule la personne concernée peut exercer ses droits).
- Délai de réponse : 1 mois, prolongeable de 2 mois en cas de complexité (vous en serez informé). L'exercice est gratuit, sauf demande manifestement infondée ou excessive.
- Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (APD / GBA), Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, contact@apd-gba.be, www.autoriteprotectiondonnees.be.
9. Information en cas de collecte indirecte (art. 14)
Lorsque vos données sont transmises à Nely non pas directement par vous, mais par le syndic de votre copropriété (par exemple lors de votre inscription au registre des copropriétaires), vous êtes informé :
- de la source des données (le syndic / l'ACP),
- des finalités et bases légales ci-dessus,
- de vos droits,
et ce dans un délai d'un mois au plus tard après l'obtention des données.
10. Modifications
La présente politique peut être mise à jour. La version applicable est celle publiée à la date de votre utilisation du service.